電子帳簿保存法の猶予措置について

　令和5年度改正で、検索要件等の保存要件を満たすことができなかったことについて所轄税務署長が「相当の理由」があると認め、税務調査等の際に電子データのダウンロードの求め及びその出力書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合は、保存要件は不要で電子データを単に保存することが認められる新たな猶予措置が設けられました。今回は令和５年6月30日に国税庁ホームページで公表された令和5年度改正に係る「電子帳簿保存法取扱通達」等及び「電子帳簿保存法一問一答」の内容からこの「相当の理由」の一例についてご報告致します。

　「相当の理由」にあたるか否かは、事業者の実情に応じて判断されますが、例えば、システム等や社内でのワークフローの整備が間に合わない場合等が該当することが示されました。自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、保存要件に従い電子データ保存を行うことが困難な事情がある場合を対象とするもので、資金的な事情を含めた事業者の経営判断も考慮されます。ただし、システム等や社内でのワークフローの整備が整っており保存要件に従って保存できる場合や、資金繰りや人手不足等のような理由ではなく単に経営者の信条のみに基づく理由である場合等、何ら理由なく保存要件に従って電子データを保存していない場合には、猶予措置の適用はないことも示しています。
　これまでは保存要件に従い電子データを保存していたが、特段の事情なく、今後システム更改により新システムでは検索要件を備えることが困難となるようなケースについては、基本的に「相当の理由」があるとは認められないとしております。令和6年1月1日以後、出力書面の提示等の条件を満たし検索要件不要で電子データを保存していたが、書類の保存スペースの関係で出力書面を廃棄し、その条件を満たすことができなくなったような場合についても、基本的に「相当の理由」があるとは認められません。
　保存要件に従い電子データ保存を行うことが困難な事情が継続している限り「相当の理由」があると認められ、保存要件にかかわらず電子データの保存ができます。しかし、その事情が解消された後に行う電子取引については、保存要件に従った電子データの保存が必要となります。
　また、電子取引の猶予措置の適用がある場合でも、出力書面のみの保存は認められません。令和5年12月31日をもって廃止される“宥恕”措置では、出力書面の保存をもって事実上電子データを保存しているものと扱われます。しかし、令和6年1月1日からの新たな“猶予”措置では、出力書面の提示等に加えて、電子データそのものについても保存し、提示等ができるようにしておくことが要件となっていることに留意する必要があります。