改正電子取引制度について

　2022年1月から適用がスタートする改正電子取引制度では、代替措置である紙出力保存が廃止され、電子取引を行った場合には、原則通り、電子データでの保存が義務付けられます。今回はこちらについて報告させていただきます。

　電子取引制度は、「電子取引」を行った場合に、その電子取引の取引情報について電磁的記録（電子データ）での保存を義務付けたものであります。
　電子取引とは「取引情報の授受を電磁的方法により行う取引」と定義されており、取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。

・EDI取引
・インターネット等による取引
・電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）
・インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

　検索機能を確保したうえで以下のいずれかの要件を満たした電子データをサーバ等に保存する必要があります。
・タイムスタンプが付された後の授受（発行者が付与）
・授受後遅滞なくタイムスタンプを付す（受領者が付与）
・データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
・訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

　検索機能の確保とは以下の条件を、入力された項目間で範囲指定、2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態であることをいいます。
・取引等の年月日
・取引金額
・取引先
　検索機能を確保するには、文書管理システムを導入する等の対応が考えられますが、全ての企業がこの対応をするのは現実的ではないため、国税庁ホームページにある電子帳簿保存法Q&Aでは以下の2つの方法を例示しています。
・エクセル等を使用する方法
　取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成することにより、当該エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態であれば、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。

（イメージ）

・電子データのファイル名に直接入力する方法
　ファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力すれば検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。